Jag vill sticka ut hakan och säga att jakten på den perfekta digitaliseringen är något av en utopi. I själva verket riskerar digitaliseringen att bli en fälla för många verksamheter i form av höga kostnader och ineffektiva system – som i sin tur stoppar effektiva processer. Nu när jag har tagit mig förbi halvtid i min aktiva yrkeskarriär så spenderar jag tiden som återstår med att utmana en bransch under frammarsch på företagens bekostnad. Idag finns det en övertro på att stora digitala investeringar ska skapa en enkel och smidig vardag. Men det finns dessvärre många trösklar som kan stjälpa även den mest hängivne medarbetaren. Jag skulle vilja berätta om några av dessa för dig så att du som företagare och beslutsfattare kan hålla dem i minnet inför framtida digitala projekt.

Det finns inte tillräckligt mycket tid

I grund och botten ska en organisation skapa bästa möjliga output till lägst möjliga kostnad. När man implementerar ett nytt system för att främja digitaliseringsinitiativ tillkommer en stor kraftansträngning. Man ska sätta sig in i nya system (med både förarbete, implementering och uppföljning) vilket allt som allt tar väldigt mycket tid. Det blir en spännande ekvation – eller hur? Att få ihop det här med att driva en effektiv systemimplementation samtidigt som verksamheten behöver bibehålla fokus på resultat.

Det finns inte tillräckligt mycket IT-kompetens

Många, framförallt mindre och medelstora bolag, har i regel en begränsad tillgång till IT-kompetens. Detta betyder att man är beroende av en konsult eller leverantör som i sin tur har incitament till att föreslå vissa lösningar. Med det sagt vill jag däremot inte ge dig intrycket av att konsulter och leverantörer inte går att lita på – tvärtom! De vill ju erbjuda en bra lösning men man ska alltid komma ihåg att de kan föreslå lösningar till följd av ett ekonomiskt egenintresse.

Det finns för mycket vanor

En digitaliseringsresa innebär ofta att man behöver bryta existerande mönster, rutiner och processer. Det gäller därför att få medarbetarna med på tåget! Om individen inte upplever ett behov eller förstår det mervärde som lösningen tillför kommer vanorna med största sannolikhet att leva kvar. Utbildning och uppföljning är därför A och O i en lyckad förändringsprocess och det ställer höga krav på ledarskapet i organisationen.

Det finns olika behov inom organisationen

Beslut om digitaliseringsförändringar tas ofta på ledningsgruppsnivå. I realiteten finns det däremot många olika roller och funktioner vars egentliga behov inte lyfts fram. Den största utmaningen handlar om att förstå organisationen fullt ut och på vilka olika sätt en förändring påverkar medarbetarna. En upplevd förbättring för den ene är inte nödvändigtvis det för den andre!

"Från

Det finns många som har den perfekta lösningen

På marknaden finns det många som hävdar sig ha den perfekta digitaliseringslösningen. Men en lösning är oftast som bäst under vissa villkor och förutsättningar. Jag hade nyligen ett case där en bolagsägare skrev på Linkedin och frågade om någon kunde rekommendera ett nytt ekonomisystem. Inom 24 timmar hade personen fått 15 olika leverantörer som alla hade den bästa lösningen på problemet. Min poäng är därför att det är svårt för en företagare att avgöra vad som egentligen är den bästa lösningen.

Jag menar inte att ge dig intrycket av att digitaliseringen bara är elände. Faktum är att digitaliseringen är nödvändig. Men den ska göras med rätt förutsättningar för att generera mervärde! Det är med grund i mina egna erfarenheter från både operativ- och ledningsnivå som jag nu listar dessa tips till dig som digitaliseringsbenägen företagare.

Mina bästa digitaliseringstips till dig är:

  • Stressa inte fram en förändring utan gör din hemläxa! Och saknar ni IT-kompetens, ta in en tredje part utan egenintresse.
  • Sätt mål och avgränsningar för projektet. Vilka behov ska lösas och för vem?
  • Förstå dina processflöden och lösningens mervärde till dessa. Passar lösningen in, eller behöver man förändra i processerna? Hur drabbas den operativa vardagen som fortfarande förväntas leverera?
  • Kvalitetssäkra er förändring genom att mäta, visualisera och följa era flöden.
  • Var transparent och involvera medarbetarna i förändringen för att öka förståelsen.

Sist men inte minst! Kom ihåg att ert digitaliseringsprojekt alltid kommer att leva vidare och behöver justeras i takt med att de externa (omvärld, marknadsläge och teknik) och interna (medarbetarnas digitala utveckling, organisationsförändringar) förutsättningarna förändras.

Lycka till!

Alessandro Halén

VD, Projektutvecklare & Föreläsare.

Prenumerera på bloggen