I utmanande situationer, som vi just nu befinner oss i, är det viktigare än någonsin att digitalt kunna arbeta för att bibehålla leveransen och säkra verksamhetens mål. Många av oss försöker nu, istället för att ställa in möten, hålla mötet digitalt. Men precis som allt annat, så är det svårt att lyckas med något vi inte är vana vid.

Digitala möten har många fördelar. Det sparar oss tid och resor, vilket också hjälper klimatet! Precis som ett möte på plats, så behöver ett digitalt möte hela tiden drivas framåt. Du behöver ha en tydlig agenda och lägga förväntningarna tidigt i möten så att det blir tydligt för alla vad som förväntas av dem. Med teknikens möjligheter medföljer utmaningar.

Här är några misstag som kan vara bra att undvika i framtiden!

”Jag hör dig inte. Hör du mig?”

Hur många gånger har du kopplat upp dig till ett möte där ljudet inte fungerar eller någon annan teknikfråga kommer upp? Rekommendationen från IT är att be deltagarna testa sin uppkoppling redan innan mötet – samt be dem ha hörlurarna i kopplade när ni ansluter till mötet. Hörlurarna hjälper dig med bruset runt omkring – och gör också att du tydligare hör de du har mötet med. En annan vanlig miss vid ett digitalt möte är att du inte stänger av ditt ljud när du ska anteckna – vilket leder till att de som deltar i det digitala mötet hör ditt knappande på tangentbordet. Försök komma ihåg att stänga av mikrofonen!

”Ser du mig?”

Jag såg en roligt sak på The New Workers instragramkonto ”newworkerscartoons”. Den visade de olika ”distansarbete” looksen. Där fanns bland annat de som satt helt i kostym, de som satt i skjorta och kalsonger, de som satt i morgonrock (men då var det en fin morgonrock) och sen de som satt i träningskläder utifall att du får några minuter över. Oavsett hur du ser ut, så tycker jag att det är viktigt att vara med på bild. Det visar att du är med i mötet, och inte har andra saker på gång. Det blir också mer personligt. Min kollega delade med sig av sina misslyckanden här om dagen – bland annat att ingen vill se hens näsborrar och att det kan vara bra att inte sitta framför ett fönster för att då ser deltagarna i mötet bara en mörk skugga!

"Från”/>

”Vänta – fick alla komma till tals?”

Det är vanligt att du vid digitala möten glömmer att inkludera alla. Om ni har videon på kan en enkel handuppräckning göra att du som driver mötet enkelt kan se vem som vill ha ordet. Ett annat tips kan vara att folk skriver i chatten för att signalera till mötesarrangören att de vill ha ordet.

 ”Vad var syftet med mötet nu igen?”

För ett lyckat möte behövs också en strukturerad agenda som presenteras såväl innan som vid mötets start. Det ger gruppen en tydlig bild om varför vi träffas och vad vi ska göra.

7 snabba tips för att lyckas med dina digitala möten

  • Var i tid!
  • Se till att internetuppkopplingen är bra
  • Ha ljudutrustning som fungerar (ex. hörlurar med mikrofon)
  • Skicka ut en agenda och förväntningarna redan innan mötet’
  • Inkludera alla och se till att alla får komma till tals.
  • Använd video – blir mer personligt.
  • Våga testa, våga göra fel och lär av varandra!

Prenumerera på bloggen

Profilbild Ida Åkvist

Jag arbetar som marknadskoordinator här på Wise IT. På ett kreativt och innovativt sätt skapar jag, tillsammans med mina kollegor, awareness kring hur vi tillsammans kan bygga framtidens IT organisationer. På fritiden älskar jag att laga mat till familj och vänner.